Collège et Lycée privé EPIN
Les données à caractère personnel transmises à EPIN par les systèmes de surveillance ou informatiques, varient selon les rôles de chacun (élèves, personnel enseignant ou administratif), sont directement communiquées par ses utilisateurs, proviennent de tiers ou sont collectées à partir des activités de chacun sur les lieux ou appareils d’EPIN (passer un badge sur un lecteur par exemple).
La politique de confidentialité d’EPIN a pour finalité d’exposer la manière dont sont collectées et traitées les données à caractère personnel. Sont ainsi définies toutes données qui permettent d’identifier un utilisateur (notamment nom, prénom, âge, fonction, localisation ou encore adresse IP).
La présente politique de confidentialité expose également les droits des utilisateurs concernés, le nom du responsable du traitement des données à caractère personnel.
Cette politique est établie conformément au règlement européen 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, et notamment l'article 13 ; A Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique et notamment l'article 6 ;
A La Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés modifiées par la LOI n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles pour les questions de traitement de données à caractère personnel.
Télésurveillance
Nous utilisons ces informations pour honorer les finalités suivantes :
- Relevé d’alarme : lorsqu’un utilisateur active ou désactive l’alarme, un historique est conservé, mentionnant le moment auquel cet évènement a eu lieu et l’utilisateur à l’origine du déclenchement.
- Images issues d’un déclenchement d’alarme : uniquement lorsqu’une alarme est déclenchée, Verisure reçoit des images ou enregistrements des lieux protégés. Les photos sont conservées pour une durée ne pouvant excéder un mois. Elles peuvent être transmises aux forces de l’ordre, services publics d’urgence compétents et partenaires de confiance de Verisure pour dépêcher un agent de sécurité privée sur les lieux.
- En cas de suspicion d’intrusion ou d’incendie, et dans ce cas-là seulement, la direction d’EPIN peut également lancer à distance une demande d’image dans le cadre de levée de doute. Ces images seront conservées par Verisure pour une durée maximale de trois jours.
Les données collectées par nos systèmes d’alarme et de vidéosurveillance sont conservées dans l’Espace économique européen (EEE) ou dans des pays présentant un niveau de protection des données approprié.
Informatique
Nous collectons également des données personnelles de nos personnels et élèves à travers des dossiers d’inscription, fiche de renseignements, boite mail d’EPIN et progiciel de scolarité et coordonnées bancaires pour honorer les finalités suivantes :
- Contacter les familles, personnels et élèves,
- Contacter les personnes à prévenir en cas d’urgence,
- Règlement des frais de scolarité ou de restauration,
- Versement des salaires,
- Etablir des dossiers de scolarité (bulletins, notes, appréciations, sanctions, récompenses),
- Gérer les absences,
- Inscription à des activités scolaires et/ou extra-scolaires.
Nous conservons ces données à caractère personnel pour les utiliser aux fins présentées dans la présente Politique de confidentialité. Ces données ne sont accessibles qu’aux seules personnes qui ont besoin de les connaitre et ne sont partagées qu’après un contrôle strict (forces de l’ordre par exemple).
Les bulletins scolaires, fiches de renseignements, coordonnées bancaires et dossiers d’inscription sont conservés pendant un maximum de 7 ans (jusqu’à la sortie de l’élève de l’établissement).
- Charlemagne et ÉcoleDirecte
Les données personnelles concernant les familles, élèves et personnels d’EPIN sont saisies dans Charlemagne. La base de données est cryptée et n’est accessible que par l’intermédiaire d’un mot de passe.
Les sauvegardes sont hébergées sur les serveurs d’Aplim, l’éditeur de Charlemagne/École Directe, et les transferts sont cryptés. Ces sauvegardes ne peuvent être décryptées que par une utilisation de Charlemagne, après restauration. Les serveurs d’Aplim sont hébergés par la société OVH, conforme à la règlementation RGPD, et sont présents sur le sol français.
Il n’est pas obligatoire de collecter le consentement des familles pour le traitement de leur données personnelles, au sein d’EPIN, ce traitement étant effectué « par nécessité » et les données n’étant cédées à aucun organisme tiers en dehors des instances officielles.
Les données EcoleDirecte et les sites internet sont hébergés par la société OVH. Les serveurs sont situés en France. Les données personnelles proviennent exclusivement des données Charlemagne. Les bases de données sont cryptées.
L’accès au site internet se fait de façon cryptée (https) et l’accès aux données par l’intermédiaire d’un mot de passe fourni aux utilisateurs (et à personnaliser) par le service informatique d’EPIN.
Les seules données personnelles collectées par EcoleDirecte sont les emails et numéro de téléphone à seule fin de récupération de mot de passe. Aucun cookie n’est utilisé pour le fonctionnement du site.
Il est possible que, pour des raisons de maintenance ou d’assistance, Aplim demande un extrait de bases de données Charlemagne. Dans ce cas, seuls les personnels autorisés d’Aplim et dans leurs locaux exclusivement, ont accès à ces données. Elles sont détruites immédiatement après utilisation.
-APLIM s’engage à sécuriser les données d’EPIN au sein de ses logiciels et sites internet correspondant, et de mettre en œuvre toutes les mesures de sécurités nécessaires à leur protection. Seul le personnel autorisé d’EPIN peut effectuer des éditions et exports.
-En cas de faille de sécurité constatée, EPIN s’engage à prévenir la CNIL dans les 72 heures et à intervenir afin de sécuriser les données dans les plus brefs délais.
Les données relatives à Ecole Directe/Charlemagne sont effacées d’une année sur l’autre (bascule pendant l’été sur la nouvelle année).
- Suite Google Education
Nous utilisons la Suite Google Education à laquelle nous avons souscrit pour nous permettre d'utiliser des applications Google tel que Gmail, un Drive, Meet, Agenda,… que nous utilisons quotidiennement dans le cadre de notre activité.
La politique de confidentialité de google est consultable sur son site internet sous le lien suivant https://policies.google.com/privacy et est accessible en français.
Il faut retenir que chaque utilisateur peut exporter une copie de ses informations ou les supprimer de son compte Google à tout moment. En outre, le Check-up Confidentialité présente les paramètres de confidentialité clés des comptes Google.
Droits des utilisateurs
Les utilisateurs, personnels, élèves et familles, disposent de plusieurs droits liés à leurs données à caractère personnel. Ainsi, ils ont notamment le droit d’accéder à leurs données, de corriger toute erreur, ainsi que le droit de faire effacer leurs données à caractère personnel, de limiter leur traitement ou de s’y opposer. Ils peuvent par ailleurs déposer une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle. L’Autorité de contrôle française est la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).
Contact et réclamations
Le principal interlocuteur à l’égard de toutes les questions soulevées dans la présente politique de confidentialité, y compris en cas de demande d’exercer les droits de la personne concernée, est notre Déléguée à la Protection des Données :
Bérénice Beaugé
17-19, avenue Eugène Pelletan
94400 Vitry-sur-Seine
Si vous entendez exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression ou de limitation du traitement, nous vous prions de joindre à votre demande la copie d’une pièce d’identité (pour vérification- nous ne conservons pas ce document), à moins que vous ne nous écriviez par le progiciel de messagerie interne ou via votre adresse société.
Si vous avez une réclamation ou inquiétude à formuler au sujet de la façon dont nous utilisons vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter en premier lieu et nous tenterons de régler le problème dans les meilleurs délais.
Mise à jour : 26 mai 2022
